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Quando l’utilizzo di Excel non è la scelta migliore

Quando l’utilizzo di Excel non è la scelta migliore

Microsoft Excel è senza ombra di dubbio il software più famoso al mondo per la gestione dei fogli elettronici. Con Excel possiamo elaborare dati a 360°: organizzarli in tabelle, esporli in grafici, calcolarli con formule matriciali, formule 3D, formule nidificate e molto altro ancora.

Insomma, parafrasando un noto spot pubblicitario potremmo facilmente dire “che mondo sarebbe senza Excel!”.

Allora qual è il problema?

Beh, che esistono dei casi in cui l’utilizzo di Excel non è esattamente il più funzionale, semplicemente perché è stato progettato per scopi differenti! Provereste mai a svitare una vite con un coltello? Certo, magari dopo qualche tentativo e un po’ di fatica potrete anche riuscirci. Ma perché non utilizzare direttamente un cacciavite?

L’impiego dello strumento meno adatto rischia di produrre performance peggiori che si riverseranno inevitabilmente sul nostro lavoro.

Ecco dunque tre casi in cui l’utilizzo dei fogli di calcolo potrebbe non essere una scelta consigliabile.

1.Excel non è un Database

La fruibilità, la sicurezza e la conservazione dei dati nella Digital Trasformation sono fondamentali. Registrarearchiviareanalizzare modificare dati giornalmente e con facilità diventa quindi una priorità per le aziende.

In Excel è possibile svolgere tutte queste attività gestendo i fogli elettronici come database.

Tuttavia il programma presenta alcuni limiti:

  • Richiede molto tempo per la compilazione, gestione, backup dei dati;
  • È complesso creare e mantenere relazioni tra molti dati presenti in diversi fogli di calcolo
  • Con l’aumentare dei dati le performance del programma diminuiscono
  • La gestione e la modifica condivisa potrebbero essere difficoltose
  • Soggetto a errori umani

2. Excel non è un Editor

Riempire celle Excel con testi lunghi e articolati può essere davvero frustrante per chi dovrà leggere quel file.

Excel permette di scegliere font, size, colore, fare il controllo ortografico, inserire immagini e link, ma non è un editor di testo e non può essere usato come tale. Un editor di testo permette infatti un’organizzazione gerarchica del contenuto (Titolo, sottotitolo, paragrafo) e con excel questo non è possibile. Le citazioni, gli indici, le intestazioni a piè di pagina non possono essere inserite. La Stampa di un foglio Excel poi è un vero incubo.

3. Excel non è progettato per un lavoro collaborativo

Nei contesti lavorativi è comune lavorare in condivisione su file Excel. Per esempio reparti diversi possono registrare dati e attività che saranno successivamente utili ad altri reparti e su cui quest’ultimi aggiungeranno i propri dati.

Più persone che lavorano sullo stesso file presenta notevoli rischi: perdite di dati, confusione per differenti versioni dei file, difficoltà di salvataggioimpossibilità di modificare il file contemporaneamente, solo per citarne alcuni. Grazie alla versione online alcuni limiti sono stati superati, anche se per policy non tutte le aziende possono farne uso.

Conclusioni

Excel è un programma potente e esprime le migliori performance nell’analisi dati, calcoli, funzioni, tabelle e grafici. Utilizzarlo per scopi che vanno oltre la sua “mission” potrebbe comportare il rischio di ridurre l’efficienza e la performance dell’attività che si vuole svolgere.

Ogni attività come detto ha il suo strumento di supporto. Usare un workflow sviluppato appositamente per la gestione dei flussi di lavoro fra reparti, con archiviazione selettiva dati e delle informazioni, con la tracciabilità in totale sicurezza, con la possibilità di sintetizzare le informazioni in report intuitivi, e tanto altro ancora è senza dubbio la scelta migliore, soprattutto perché poi si integra facilmente con altri programmi come Excel creando una vera e propria mappa digitale dell’azienda.

PER APPROFONDIRE L’ARGOMENTO:

10 things you should never do in Excel

Can I use excel as a database on my website?

Top 10 Disadvantages of Spreadsheets


PRAGMA-WFM

Consente alle aziende di: avere una documentazione protetta, sempre aggiornata, organizzata e collegata ai processi di origine; di assegnare ed eseguire le attività di lavoro direttamente sulla piattaforma; di condividere facilmente informazioni tra reparti; tenere sotto controllo i processi con KPI ed estrarre report e dossier utili in caso di ispezione.

La piattaforma può contenere più processi (es. Audit, Change Control, Reclami, CAPA, ecc.), creando una vera e propria mappa digitale dell’azienda. Si integra inoltre ad altri sistemi come ERP semplificando la compilazione e aggiornamento dei dati.

PRAGMA-WFM nasce dalla pluriennale esperienza di S4BT nel mondo farmaceutico. Per questo il sistema è perfettamente CFR 21 – part 11 compliant e nasce con il preciso intento di conformarsi
agli elevati standard qualitativi della normativa, standard che interessano fortemente anche l’ambito dell’integrità dei dati.

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RECLAMI

Alleato in fase di ispezione

Semplifica la gestione dei Reclami, dall’apertura, passando per investigazione, follow-up, giudizio e report finale.

Il modulo è progettato per supportare passo dopo passo il Quality Assurance nell’esecuzione e supervisione del processo e nell’assegnare attività ai reparti coinvolti. Il modulo si integra con il processo CAPA, che l’utente può aprire direttamente dal processo Reclami.

PRAGMA-WFM documenta e traccia tutte le attività e informazioni del processo Reclami. Inoltre per ogni fase è possibile allegare file in più formati a supporto delle attività e delle investigazioni.

In fase di ispezione la funzionalità dossier permette di generare in tempo reale un documento con le informazioni e le attività del processo e dei processi collegati

AUDIT

Documenta e traccia le attività

Semplifica la gestione degli Audit interni ed esterni, dalla pianificazione, passando per l’esecuzione, la gestione delle osservazioni.

Il modulo si integra con i processi CAPA, Non Conformità, Change Control che l’utente può aprire direttamente dall’audit per risolvere le osservazioni riscontrate.

PRAGMA-WFM documenta e traccia tutte le attività e informazioni del processo Audit. Per ogni fase del processo è possibile assegnare delle attività alle persone coinvolte e allegare file in più formati.

In fase di ispezione la funzionalità dossier permette di generare in tempo reale un documento con le informazioni e le attività degli Audit e dei processi collegati