Workflow management

Tecnologie a supporto dei processi aziendali: PMS, BPM, WFM

Silvia Blog, pragma-wfm

Un prerequisito della Digital Transformation è la revisione dei processi interni che regolano le organizzazioni, nei quali si inseriscono le nuove tecnologie, che aiutano ad aumentare la produttività, la compliance e la qualità.

Mappare i processi, per poi portarli in un ecosistema digitale, non è tuttavia semplice e comporta scelte strategiche e di business che possono anche rivoluzionare l’intera azienda.

Nei prossimi paragrafi faremo una panoramica sui processi aziendali e vedremo in dettaglio le tecnologie digitali che li supportano.

Processi aziendali: cosa sono e quanto sono importanti?

I processi aziendali sono delle “aggregazioni di attività finalizzate al raggiungimento di uno stesso obiettivo”. Non esiste un’impresa senza processi, questi sono determinanti quanto la struttura e le persone che ne fanno parte.

Ogni processo aziendale è costituito da un input iniziale e da una serie di attività finalizzate al raggiungimento di un risultato, tramite l’impiego di risorse umane e non. Un processo è quindi “una catena di attività attraverso le quali, partendo da determinati input, si ottengono gli output voluti”.

Un processo può anche essere l’input per un altro processo, per esempio nel caso della produzione l’approvvigionamento delle materie prime è input per la loro lavorazione. Viceversa un processo può essere anche l’output di un altro processo aziendale.

Processi, sottoprocessi, fasi, attività

Al di sotto dei processi aziendali, possono essere individuati altri livelli di aggregazione, come sottoprocessi (sezioni), attività, fasi. Questi sono nomi convenzionalmente attribuiti dalle aziende a delle aggregazioni di attività, con lo scopo di rappresentare in modo più completo e sintetico l’articolazione del lavoro all’interno dell’impresa.

Per esempio in un processo per la gestione dei reclami possiamo avere come sezioni (chiamati anche step di processo o sottoprocessi):

  • Apertura di un Reclamo
  • Pre-Valutazione Risultati dell’investigazione
  • Follow-Up
  • Valutazione dell’impatto del reclamo (Giudizio)
  • Chiusura del Reclamo

All’interno della sezione del processo gestione dei reclami abbiamo poi delle attività, a loro volta divise in fasi, ossia una aggregazione di azioni che contribuiscono allo svolgimento dell’attività.

Processi aziendali efficienti ed efficaci

“Non si può migliorare quello che non si può misurare”

Un processo crea valore, è efficace ed efficiente quanto minori sono i costi e i tempi delle attività che lo compongono, tanto maggiore è la qualità nello svolgimento delle attività e dell’output prodotto.

Per creazione del valore si intende la capacità, attraverso il miglioramento dei processi aziendali, di fornire al cliente (interno o esterno all’azienda), un beneficio superiore alle risorse impiegate, che si traduce in un prezzo adeguato.

Un processo crea valore quando ogni singola attività è efficiente, efficace e ben coordinata. Non ostacola cioè le altre attività del processo, ma si sintonizza con le altre come in una sinfonia. Per esempio nel processo di approvvigionamento delle materie, se il reparto vendite ritarda nel comunicare le quantità e i tempi necessari, ritarderà di conseguenza anche l’arrivo delle materie e dunque la produzione.

Un processo efficiente ed efficace deve essere misurabile per essere migliorabile. Ciò significa che sarà necessario stabilire per ogni processo delle metriche condivise con le persone coinvolte compatibilmente agli obiettivi di business, in termini per esempio di costo, tempo, qualità.

La tecnologia a supporto dei processi aziendali

Sistemi come workflow management, business process management, project management, supportano il process owner e l’organizzazione nello svolgimento di processi efficaci ed efficienti e aiutano a tracciare ed estrarre metriche utili nei processi decisionali.

Workflow management system

Il workflow management system è un sistema software in grado di digitalizzare i processi di lavoro manuali e operativi, condividere le informazioni, gestire la comunicazione e il passaggio di compiti da un collaboratore all’altro secondo un insieme di regole procedurali.

In un workflow management system forniamo un input iniziale al processo e grazie alle attività e singole azioni del team coinvolto produciamo un output finale. Ogni singola attività è tracciata ed è possibile estrarre report e KPI sulle informazioni inserite.

In sintesi un Workflow Management system:

  • digitalizza e/o automatizza una sequenza di attività partendo da un input iniziale e ottenendo un output finale;
  • si focalizza sull’individuo e sul ruolo che svolge: lo responsabilizza assegnandogli come owner l’esecuzione dell’attività;
  • può gestire una grande mole di attività a cui partecipano persone diverse, anche fisicamente lontane tra loro e non necessariamente interne all’azienda;
  • Le attività possono essere umane o di sistema. In particolare il workflow management system può integrarsi con altri sistemi, come ERP, e acquisire dati da quest’ultimi.
  • ha l’obiettivo di completare il processo, ottenendo l’output nel minor tempo possibile.
  • si concentra sull’organizzazione ottimale dei compiti

PRAGMA-WFM

La piattaforma CRF21 part 11 Compliant che digitalizza i processi aziendali. Disegnata con l’ausilio di esperti del settore e in completa aderenza alle linee guida FDA e cGxP, semplifica e ottimizza la gestione dei processi, li collega tra loro e si integra ai più comuni sistemi ERP.

Business Process Management System

Il Business Process Management System (BPM) gestisce come il workflow management system il processi aziendali, ma a livello più ampio. Se il workflow management system si concentra sulle persone che svolgono specifiche attività all’interno del sistema e sui loro ruoli individuali, il BPM si concentra sulla definizione dei singoli processi di un’organizzazione nel tentativo di migliorarne l’efficienza.

Per esempio in un ufficio contabilità, il software BPM gestirà l’attività completa del reparto costituita da più processi, come fornitori, crediti, fatture, ecc. Il workflow management system gestisce invece in dettaglio i processi singoli, con le azioni stesse svolte nel sistema, per esempio il processo per la gestione dei fornitori.

Questa affermazione è comunque relativa ai casi e al tipo di sistema, perché correlando più processi singoli è possibile, anche con delle piattaforme di Workflow management, creare un network di processi che copre l’intero reparto e ne fornisce quindi una visione più ampia.

In sintesi il BPM:

  • Gestisce processi multipli a livello ampio
  • Estrae report, KPI sui macro e micro processi
  • Fornisce una visione generale di come stanno andando i processi
  • Focalizza sull’ottimizzazione a 360° dei processi

Project management system

Un project management system può a volte essere confuso con un workflow management system, poiché entrambi gestiscono attività per il raggiungimento di un obiettivo finale.

Tuttavia il focus e l’approccio anche in questo caso è differente. Mentre nel workflow management le attività sono ripetitive, lineari e sequenziali, ossia quando uno step è concluso si può passare al successivo, nel project management questo non necessariamente avviene. Le attività sono relative all’obiettivo del progetto e possono anche variare da progetto a progetto. Ogni attività ha uno o più owner e un tempo di evasione. L’attività viene definita, monitorata e valutata ad ogni step del progetto.

Le attività in un PMS non sono necessariamente consecutive, c’è molta flessibilità e possono essere modificate durante il loro svolgimento

In sintesi il PMS:

  • Si focalizza su progetti limitati nel tempo
  • Le azioni del progetto possono essere uniche e irripetibili
  • Assegna un limite temporale alle azioni
  • Le attività e gli owner possono essere modificate durante lo svolgimento